Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber; Elektronische Übermittlung

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie vollständig elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der Länder Berlin, Brandenburg, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen (Stand Juni 2021) übermitteln. 

Beschreibung

Voraussetzungen

  • Sie erbringen Dienstleistungen für
    • Einrichtungen der Bundesverwaltung,
    • Zuwendungsempfänger oder
    • kooperierende Bundesländer
  • Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automati-sche und elektronische Verarbeitung ermöglicht (PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
  • Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
    • CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung"
    • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
    • Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingun-gen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
  • Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
     

Verfahrensablauf

Ihre E-Rechnungen können Sie:

  • per E-Mail senden, 
  • direkt hochladen, 
  • per Weberfassung manuell erstellen oder 
  • mittels Peppol versenden. 

Peppol eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung (Pan-European Public Procurement OnLine). In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

  • Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. 
  • Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer steht die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit.

Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:

  • Vor- und Nachname
  • Passwort
  • E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:

  • Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
  • Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
  • Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
  • Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
  • Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
  • Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der ihm zugeordneten Leitweg-ID bereitgestellt.
  • Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig: 

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG, JPEG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
  • XML bei Verwendung der Extension

Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.
 

Besondere Hinweise

Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Stan-dard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung der XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. XRechnung ist eine Konkretisierung („Core Invoice Usage Specification“, kurz: CIUS“) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Bearbeitungsdauer

Die Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde dauern in der Regel wenige Sekunden.
Die Bearbeitung und fachliche Prüfung sind abhängig vom Rechnungsempfänger.
 

Erforderliche Unterlagen

  • Erforderliche Unterlage/n

    Rechnungsbegründende Unterlagen 

Formulare

  • Formular, bayernweit: Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Deutsche Bahn
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG)
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Techniker Krankenkasse (TK)
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Stiftung Bundeskanzler-Adenauer-Haus
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: DFS (Deutsche Flugsicherung)
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: DEG - Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: Gemeinsamer Portalverbund für Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungen
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: GIZ- Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

  • Formular, bayernweit: KBV Kassenärztliche Bundesvereinigung
    Hinweis

    Dieses Formular müssen Sie mit Ihrer Unterschrift bei der zuständigen Stelle einreichen. Sie können es entweder handschriftlich unterschrieben per Post bzw. Fax an die zuständige Stelle übermitteln oder mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur per (verschlüsselter) E-Mail. Sofern die zuständige Stelle über eine De-Mail-Adresse verfügt, können Sie das Formular auch über Ihr De-Mail-Konto als absenderbestätigte Nachricht versenden.

Online-Verfahren

Kosten

  • •    grundsätzlich kostenlos
    •    aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.
     

Rechtsbehelf

Es gibt keine Rechtsbehelfe.

Stand:11.03.2023

Redaktionell verantwortlich:Bundesministerium des Innern und für Heimat

  • Online-Verfahren, bayernweit
  • Online-Verfahren, lokal begrenzt
  • Formular, bayernweit
  • Formular, lokal begrenzt
  • Vorausfüllbares Formular - Empfängerdaten werden nach der Lokalisierung eingetragen, bayernweit
  • Rechtsgrundlagen, bayernweit
  • Rechtsgrundlagen, lokal begrenzt
  • Kosten, bayernweit
  • Kosten, lokal begrenzt
Informationen

Für Sie zuständig

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